Escáner documental
La gestión documental sin papel más cerca
El equipo que toda 'oficina sin papeles' necesita
Escáneres documentales específicamente orientados para la digitalización masiva de documentos
Cuando los escáneres salieron de los centros de artes gráficas y se hicieron lo suficientemente asequibles para llegar a todos los hogares y oficinas empezamos a descubrir las grandes ventajas que aportaban y que iban mucho más allá de capturar fotografías: digitalizar documentos para poder tenerlos siempre disponibles y al alcance de quién los necesite en la organización.
Los escáneres documentales han revolucionado definitivamene la gestión documental en las organizaciones. Porque los dispositivos planos de captura aunque permitían por supuesto capturar documentos, su uso era demasiado manual.
¿Qué características tiene un escáner documenta? ¿En qué se diferencia de los tradicionales?
Hay una serie de caraterísticas que definen a un escáner documental y, a la vez, lo diferencian de los escáneres convencionales:
- Están especialmente concebidos para la digitalización masiva de documentos
- Alta velocidad
- Cuentan con sistemas ADF de alimentación automática de documentos a doble cara
- Tienen conexión de red y están pensados para funcionar como un dispositivo autónomo y no conectados a ningún equipo específico. Son un recurso más de la red al que se puede acceder desde distintos ordenadores.
- Incluyen clientes FTP y protocolos de red que les permiten enviar los documentos escaneados a servidores y carpetas para hacerlos disponibles a distintas aplicaciones y procesos.
- Están preparados para funcionar con los principales [srong]softwares, entornos y aplicaciones de gestión documental[/strong].
Además, dependiendo del tipo de organización y los documentos que traten, el tamaño o superficie de escaneado podrá variar entre los distintos formatos: A3 - A4. No será lo mismo la digitalización de escrituras o facturas que de radiografías, historias clínicas o planos arquitectónicos.
Sin embargo, aunque su uso aislado puede por sí solo constituir un importante avance en la organización, lo ideal es que los escáneres documentales sean usados de forma conjunta e integrada con aplicaciones de gestión documental que ayuden a clasificar, catalogar la información a la vez que la hacen accesible a los miembros de la organización que tengan permiso para consultarla. En estos casos, además, suele realizarse de manera automática un reconocimiento óptico de caracteres -OCR-que nos permitirá detectar los textos que incluye la imagen y hacer búsquedas sobre ellos o copiarlos e incorporarlos en otros procesos o aplicaciones.
En estos entornos el formato de archivo PDF se ha convertido en un estándar para la gestión documental. Además, el uso combinado con aplicaciones que permitan la digitalización certificada puede ser un paso adelante para la digitalización definitiva de documentos que, incluso, nos permita destruir los originales.
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